納品書とは？
納品書とは、納品物と一緒に同封されており、
商品、サービスの内容や納品日を確認するための書類のことを指します。
納品書は請求書とは違い、
請求書は商品やサービスの内容・数量、
請求単価と合計請求金額、事前に決めた締日、
請求先の支払い期限や振込先、
請求者の情報などが記録されております。
また、納品書を同封することによって、
お客様により安心感を与えられ、
信用を得ることもできます。
今回は納品書の必要性、作成方法について紹介していきます。
納品書とは
納品書とは、商品やサービスが納品された際に
発行する書類のことを指します。
一般的には、現物があれば発送する際に商品と同封して、
取引先に送ります。
ただし、現物がない場合、納品書を別途で取引先に送ります。
納品書は、納品先の宛先、納品書に発行日、
商品やサービスの内容、数量、単価と合計金額、
宛先の企業名、住所、電話番号などの個人情報が記載されています。
納品書は主に取引先に安心感を与える役割になります。
納品書を送らずに、商品やサービスのみを送るだけでは、
注文した物の数や内容が全て届いているかどうか確認することができず
ご購入者にとって不安要素になります。
しかし、納品書を同梱しておくことで、受注した商品やサービスの数や内容が
全て間違えていないか、一目でわかることができます。
また、納品書と請求書に記載の内容は、金額にも関わりますので、
企業側の経理処理上でも納品書が必要です。
そのため、納品書と請求書の金額が一致しているか注意しておく必要があります。
納品書の必要性
納品書は厳密にいうと、発行する義務はございません。
ただし、納品書には３つのメリットがあります。
１、取引先への安心感
納品書はお客様に安心感を与える効果があります。
注文した商品、商品の内容、商品の数、注文日などが
記載されているので、商品が届いた際に確認することができ、
信頼感を高めることができます。
２、契約内容や納品物の確認ができる
納品書に記載されている情報を確認すると、
受注した商品やサービスを正確に把握することができます。
３、流暢な取引を行うことができる
納品書があれば、商品やサービスの間違いがあるかを確認することができ、
取引をスムーズに進めることができます。
納品書の作成方法
納品書の作成には正式な書き方がないので、
作成方法は様々ですが、大きくわけると３つのポイントがあります。
１、同じ形式で作成する
同じ取引先に毎回違うフォーマットで納品書を送ると、
取引先が混乱しますので、納品書の形式を統一した方が良いでしょう。
２、指定の形式で求められる場合がある
BtoBにより、企業によって納品書の形式が規定されていて、
規定の形式で求められる場合があります。
柔軟な対応をすることで、
取引先からの信用や評価も高くなります。
３、見積書と納品書の内容が一致しているかを確認
納品書の金額は見積書で決めた内容を記載します。
一回のミスで取引先に大きく評価が下がりますので、
納品書を発行する際に、
事前に見積書と一致しているかを確認した方が良いでしょう。
納品書を作成する際のポイント
納品書を作成する際に、６つのポイントがあります。
１、連番を書くこと
納品書は取引する時に発生するものですので、大量な枚数を管理することがあります。
そのため、連番で書くことで管理しやすくなります。
２、宛先を書くこと
納品書は取引先に渡して、取引内容の確認に使用するものなので、
納品先に間違いがないかを確認できるように、宛先を書いた方が良いでしょう。
３、作成者を書くこと
納品書を誰が作成したのかをわかるように担当者名や企業名を書いた方が良いでしょう。
４、納品日を書くこと
いつの取引かわかるようにするため、納品日を書いた方が良いでしょう。
５、取引内容を書くこと
後から見返す際に「いつ」「どのような商品を」「どれだけの数量」「いくらで納品したのか」がわかるように、取引内容を書くことが重要です。
６、会社の捺印を押すこと
納品書の内容が正しいことを保証するため、捺印を押すことをお勧めします。
また、捺印があることで、不正取引を防止することもできます。
まとめ
今回は納品書について説明させていただきました。
納品書とは、納品物と一緒に同封されており、
商品、サービスの内容や納品日を
確認するための書類のことを指します。
納品書を同封することによって、
お客様により安心感を与えられ、信用を得ることもできます。
作成ポイントを覚えて、良い納品書を作成しましょう。
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