RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは？
RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、事務作業の一連の流れを自動化できるソフトウェアロボットのことを言います。
現在、RPAは企業の生産性アップや効率化のために導入されており、非常に注目をされています。
RPAは別名をデジタルレイバーと言い、それが記憶した作業は自動的に繰り返し動作させることが可能です。
ですので、あなたの会社にあるルーティンワーク（同じ操作を何度も繰り替えし行うような仕事）や、またはエクセルなどのデータ加工などをRPAで自動化させると非常に効果が出ます。
RPAが得意な作業は大きく２つあります。
１つは、ルールや手順がきちんと決まっている定型業務です。
２つは、パソコンのみで完結する仕事です。
総務部、経理部、営業部、購買部など、様々な部署でRPAは活躍します。
これからの時代、自動化できることはロボットに任せ、人は「考える」「稼ぐ」仕事に集中してはいかがでしょうか。
今回RPAは何ができるのか？メリットやデメリット、そして私達の本業である物流センターでも活用されるRPAの事例などをお伝えさせていただきます。
RPAでできることとは？
あらゆる事務作業を自動化することができます
・キーボードでの入力作業
・マウス操作
・アプリケーションやサイトの起動やログイン
・データのダウンロード
・データのアップロード
・エクセルなどのデータ加工
・データの収集
・データの分類、処理
・資料の作成
などです。
具体的に言うと、経理では銀行口座のサイトから入出金履歴などのデータをダウンロードする作業、請求書の金額チェック、収支資料の作成、経費精算のチェック、会計システムの自動更新など。あらゆる定型業務を自動化できます。
また、総務・人事では、残業や休日出勤など従業員の勤務状況のチェック、打刻修正作業、求人応募があった場合の面接資料の作成や自動送付、給与計算、給与振り込みなど自動化できます。
このように、手順が明確になった業務を自動化することができます。
チェック業務や定型業務はなかなかやりがいも見出せないものでしたが、こういった業務をロボットに任せ、人は人にしかできない仕事をしていく時代になってきたというわけです。
RPAでできないこととは？
RPAは人間に代わって様々な仕事を自動化することができます。
しかしRPAができないことももちろんございます。
それは、イレギュラーな事象に対しての対処です。
手順通りの作業は得意とするRPAですが、手順より反れた事象が起こると、ストップします。
例えば元データから電話番号を半角で入力してください、という作業があったとします。
しかし元データの欄の参照場所に電話番号が入っていないといけないのに、都道府県情報が入っていると、半角での入力ができなくなり、RPAは止まってしまうというわけです。
そういった場合は、「半角で入力できない情報の場合は、空白にして、エラー通知をこのメールに送ってください」など、イレギュラーが起こった場合は処理方法をRPAに記憶させておくことで対応ができます。
RPAは自分で考えることができません。しかし、ルール通りに仕事をすることは得意です。
ですので、RPAを構築する際にこういったイレギュラーパターンも記憶させておくことで、対応することができるのです。
RPAのメリット
①RPAはミスをしない
ロボットが処理をするので基本的にはミスが起こりません。
人間が行うと、どれだけベテランの方でも、処理工程が長ければ長いほど、繰り返し回数が多ければ多いほど、業務ミスをしてしまう可能性は高くなります。
また、分岐が多い作業・難しい計算の作業なども人間より品質高く実施できます。
品質があがるのでお客様にも安心してサービスをご提供できます。
②RPAは休まない
1日で働ける時間が限られ休みも必要な人間とは違い、RPAは休みません。
このことを活用し、大量の入力業務などは夜間に実施し、日中は分析業務を人が行うなど効率的に進めることもできます。
また伝票発行や受注処理を夜間に自動で行うことで、朝一から物流の出荷作業にも執り行えるなど、自動化した作業の周辺業務の効率化も実現できるようになります。
このように人間の労働時間外も有効活用でき、生産性向上を実現できます。また動作も誤らないため、ミスの対処をすることもできます。
③RPAは辞めない
人は教育しても退職してしまうリスクがあります。
しかしロボットは一度作成すると、ずっと働き続けられますよね。
RPAのデメリット
①ルール外のことが起こるとストップしてしまう
あくまでも設定したルール通りにしか動かないものになりますので、ルール外のイレギュラーが発生するとストップします。また使っているシステムの使用変更などでボタンの位置や表示方法、クリックする場所などが変わるとストップします。そのため、システム変更においてのメンテナンスは必要となります。
②導入の手がかかる
RPAを導入するために、構築方法を学ばなければなりません。ある程度システムに強い方なら、日数もかかりませんが採用する手がかかります。、
また１から担当者を育成する場合も、１つの簡易的な自動化環境を作るもに3ヶ月ほどかかると言われています。
そのため、RPAや自動化環境の構築をアウトソーシングするというのも１つの手となります。
物流現場におけるRPAの活用について
私達、株式会社関通では、年間200社様以上の物流現場のご対応をしています。
今まで簡単な事務作業はパートさんなどが毎日ルーティンで行っていました。
また物量分析など高度なものになると、パソコンが得意な社員が行っていました。
こういったことを自動化させ様々な効果ができました。
①物流帳票の自動発行
物流作業に必要な物流帳票（輸送会社の送り状やピッキングリスト）などを自動で発行することができます。
夜間にロボットが物流帳票を発行することにより、日中の物流作業の開始時間を前倒しすることができ、1日の対応件数ＵＰにつながりました。
②在庫・完了データの出力、アップロードの自動化
出荷後、荷主様事に在庫表と完了データ（受注データに送り状番号を付与したもの）をWMSから出力し、所定の場所にアップロードする作業があります。
これを自動化することで、人の手を省くこともできますし、データの送信忘れや、遅延をなくすことができます。
またこのような夕方など遅い時間に発生する作業は自動化しておくと、残業時間の削減にも繋がります。出荷量が増えて、事務処理のスタート時間が押しても、人がしなくて良くなるためです。
③空きロケーションの自動出力
入庫作業（納品された商品を棚に格納する作業）を行うとき、従来は入庫できる空きロケーションを目視で探していました。
しかし、空きロケーションリストをRPAにより自動で出力できるようにし入庫作業の効率化ができるようになりました。
このようなリストは本来WMSから出力したデータを少し加工しなければ出せません。そのためパソコンが分かる人しか実施できませんでした。
RPAを活用することで、「誰かのパソコン作業を待たないといけない」ということがなくなります。
④分析用データの出力
よく出る商品とそうでない商品を肌感覚ではなくデータでABC分析し、現場改善することで物流の生産性を上げることができます。
そういったデータの生成もRPAを行い、定期的に自動で行えるようになります。
このように、物流現場ではルーティンワークだけでなく、分析・改善のためのデータ出力も有効的です。
仮にパソコンが得意な方がなかなかいない現場でも、RPAに任せれば手待ちなくスムーズに作業が進められます。
自動化を取り入れるには
このようにRPAをはじめ、業務の自動化を推し進めていくのが今の時代の企業にとって大切にな任務です。おすすめとしては下記のステップで進めてください。
１，自動化する業務を決定する
現場の声などからも収集し、何度も発生する仕事・ミスが起こりやすい仕事などを優先に取り組むと良いでしょう。そして必ず自動化すると意思決定してください。
２，自動化された状態をイメージする
自動化することで、どのような効果をもたらすのかをイメージングしてください。例えば、
・3人で行っていた作業を1人で行えるようにする
・1時間の処理量を2倍にする
・Ａさんの手が空くことで、新しいプロジェクトの担当をしてもらえる
など。具体的に自動化したことで何を実現したいのかを決めてください。
３，今の手順を確認する
自動化するにはまず手順の確認が必要です。
フロー図などを用い具体的に手順を洗い出しましょう。
４，道具や方法を選定する
先述しましたように自動化にはRPAが優れていますが、それ以外にも自動化にはいろんな仕組みが活用されます。
マクロ、アクセス、クラウドツール、チャットツール、など、無理やり道具ありきでRPAを使うのではなく、実現したい内容にマッチした道具を選ぶことが大事です。
５，納期・担当者を決める
納期と担当者のない仕事は途中で止まってしまいます。必ず「誰がいつまでにやる」を決定させて着手しましょう。
自動化は様々な経営課題を解決します！
いかがでしたか？
企業にとって大きなメリットをもたらす自動化。
労働時間や、生産性、ミスなど様々な問題を解決に導きます。
御社でもぜひ取り入れてみてください。
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年間700万個出荷の物流を扱う関通が日々現場で蓄積している、「すぐマネできる」改善ノウハウをご紹介しています。
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